خطاب الترحيب

خطاب يسلم للزميل الجديد في أول يوم لالتحاقه بالمكتب

الرقــم :

التاريخ : / /

إلى : الزميل /

من : الشريك المدير

الموضوع : التعريف والتدريب التأسيسي لزميل جديد

السلام عليكم ورحمة الله وبركاته ،،،

يسعدنا أن نرحب بك زميلاً جديداً ، وأن تجد في المكتب ما يساعدك على تحقيق أهدافك ، وتحقيق رسالته وأهدافه . وقد تبين من التجربة أن من أفضل السبل لتقديمك للمكتب ، وتقديم المكتب لك ، أن تبدأ بالإطلاع على ما يلي :

(1) رسالة المكتب . (2) أهداف المكتب . (3) التعرف على أدلة المكتب عامة ، وأدلة النشاط الذي ستبدأ فيه خاصة . وسيقوم الزميل المكلف (المرشد) بمساعدتك على وضع خطة مفصلة لفترة تدريبك التأسيسية المقدر لها أسبوعين ، التي ستستخدم في نفس الوقت لتدريبك على منهج الراشد لإدارة العمليات ، وستشمل الخطة :

1. التعريف والتدريب الإداري :
   1. الاستقبال وإيضاح الجوانب التنظيمية .
   2. التعريف بالإجراءات الإدارية للنشاط الذي سيعمل فيه الزميل الجديد .
   3. التعريف بمنهج الراشد لإدارة العمليات واستخدامه .
2. التعريف والتدريب المتخصص :
   1. الاطلاع على المعلومات والوثائق .
   2. التدريب على العمل الفعلي .
   3. تثبت المام الزميل الجديد بما قرأ وتدريبه عليه .
3. التعريف على منهج تقييم الأداء والتدريب التأسيسي .

ونظراً لتعميم استخدام الحاسوب في المكتب ، فإن الأدلة موجودة جميعها في ملفات على الحاسوب . لذلك فإن من مهمات المرشد تعريفك بإجراءات استرجاع المعلومات من الحاسوب ، والإجابة على ما يظهر لك من استفسارات.

ونظرا لأهمية وجدوى ملاحظات ومقترحات واستفسارات كل زميل لتحقيق أهداف الجميع ، فقد تم وضع إرشادات لتوثيقها وسترد في فقرة (4) من هذه الإرشادات ، ولأهمية هذا (التعريف) فقد تم وضع إجراءات لتقييم جميع جوانبه وسترد في فقرة (5) من هذه الإرشادات) .

1- رسالة المكتب

يقدم مكتب الراشد – مستشارون ومحاسبون ومراجعون قانونيون - خدمات مهنية للمنشآت الخاصة والعامة بأعلى مستوى من إتقان العمل والتفاعل الإيجابي ، في مجالات المحاسبة والمراجعة والخطط الاستراتيجية وتقييم المنشآت والاستشارات الإدارية والمالية والموارد البشرية ، والخدمات ذات العلاقة بها . ويوظف الوسائل والأفكار والمنتجات من كافة مصادرها بحكمة ، لخدمة عملائه والمهنة والمجتمع بما يتفق وبيئتهم ، ويدعم مركز المكتب في الصدارة والريادة ويحقق أهدافه وينمي قدرات منسوبيه ، مع الالتزام بأجود المعايير المهنية.

2- أهداف المكتب

يسعى مكتب الراشد مستشارون ومحاسبون ومراجعون قانونيون إلى توجيه جهوده لتحقيق رسالته من خلال الأهداف التالية :

2/1 توفير الخدمات المتكاملة للمنشآت الخاصة والعامة ، بما يمكن المكتب من تلبية احتياجاتها على أفضل وجه ممكن في المجالات التالية

2/2 توظيف الوسائل والأفكار والمنتجات المستجدة بحكمة تؤصل المهنة ، وتطورها ولا تتعارض مع بيئة المجتمع .

2/3 أن يكون المكتب مؤسسة مهنية ذات كيان ذاتي يمكنها من النمو المستمر ، وتحقيق الريادة في مجال رسالتها وأهدافها ، وفي الصدارة دائماً رائداً في مجال رسالته ، وأهدافه.

3- أدلة المكتب

سبق أن صدر عدة أدلة وإرشادات لتنظيم العمل في المكتب ويظهر بيان بها في الحاسوب ، ثم جرى تحديثها على فترات متتابعة والإضافة إليها وإعداد أدلة جديدة كما هو مبين أدناه .

وقد بذل الجميع في المكتب جهداً مكثفا لتوثيق ما استجد بعد إصدارها وتطويرها ، بحيث تعكس أفضل الممارسات التي ثبت جدواها ، والأخذ بأفضل ما ظهر من تطورات في مجال التنظيم الإداري والمتطلبات المهنية . وذلك لأن الأدلة أحد أهم العناصر المساعدة على تحقيق رسالة المكتب وأهدافه، ومنها إيجاد الوسائل الكفيلة بانطلاقه بصفته مؤسسة مهنية ، ذات كيان ذاتي ، يساهم الجميع في دعمها وتطويرها بما يحقق لها النمو المستمر ، ويمكنها من توسيع نشاطاتها بحيث تحقق أهدافها وأهداف منسوبيها ، وتخدم المجتمع بأقصى طاقتها بكفاءة وكفاية ، ووفقا لمتطلبات المعايير المهنية .

ويظهر فيما يلي نبذة عن كل دليل:

3/1 دليل التعريف بزميل جديد

يشمل الدليل السياسات والإجراءات التي تهم الزميل الجديد ، والبيانات الأساسية عن المكتب .

3/2 دليل الهيكل التنظيمي والاختصاصات

يشمل الدليل أعمال المكتب مقسمة إلى نشاطات ووحدات إدارية ، وتحديداً لاختصاصاتها والعلاقات التنظيمية . ويظهر الهيكل التنظيمي في مرفق (3) من دليل التعريف بزميل جديد. الذي أعد في ضوء الخطة الخمسية للمكتب والتي بدأت في 1/7/1997م.

3/3 دليل الهيكل الوظيفي ووصف الوظائف

يشمل الوظائف الرئيسة بالمكتب ، والمعلومات الأساسية عن كل وظيفة ، وأهدافها وواجباتها ، ومتطلبات شغلها، وعلاقة شاغل الوظيفة برؤسائه ، وزملائه ، ومرءوسيه ، ومن بينها الوظيفة التي ستشغلونها.

3/4 دليل لائحة الصلاحيات

يشمل الصلاحيات العامة المشتركة لمسئولي النشاطات والصلاحيات الخاصة بكل نشاط ، وقواعد وشروط تفويض وسحب الصلاحيات.

3/5 دليل إجراءات العمليات الإدارية

يشمل الدليل العمليات الإدارية الرئيسة في المكتب ،. و فيما يلي بعضها :

1. إجراءات شئون الموظفين
2. إجراءات الشئون المالية
3. إجراءات الاتصالات والخدمات الإدارية(العلاقات العامة)
4. إجراءات الاستقبال والصادر والوارد
5. إجراءات الأرشيف والمكتبة
6. إجراءات النسخ / التصوير / التجليد
7. إجراءات المستودع والمستلزمات
8. الإجراءات التوثيقية لأمن وحماية معلومات وممتلكات المكتب
9. إرشادات البحث والاسترجاع من على الحاسوب .
10. عقود التوظيف
    1. سعودي
    2. غير سعودي (عربي)
    3. غير سعودي (إنجليزي)

3/6 الأدلة المتخصصة للأنشطة

يوجد دليل يعالج الجوانب الفنية المتخصصة التي تحكم تنفيذ خدمات كل نشاط يقدمها النشاط الذي تتبعه.

3/7 أدلة نظام الراشد لإدارة المشاريع

تهدف أدلة نظام الراشد لإدارة المشاريع إلى بيان الإجراءات اللازم اتباعها لإدارة عمليات المكتب بدءاً من استلام طلب العميل لتقديم خدمة مروراً بتسجيل بيانات العميل والعملية المطلوب تنفيذها واعداد خطة لإعداد العرض وتقدير الساعات اللازمة لتنفيذه ، والعملية ككل ، وتقدير اتعابها ، وإرسال العرض للعميل ، ثم إعداد الخطة التفصيلية لتنفيذ العملية بعد موافقة العميل على العرض ، وتقدير ساعات العمل المتوقعة لتنفيذ العملية ، ومتابعة تنفيذها من خلال تقارير الدورية التي يصدرها نظام إدارة العمليات . والآتي نبذه موجزه عن الأدلة:

• الاول : يشمل الدليل تعريفاً بالمجالات والمهام وخصائصها وجدواها وإرشادات إعدادها ، وكذلك المراحل الرئيسة لتنفيذ العملية والنماذج المرتبطة بها وأمثلة توضيحية لها .
• الثاني: دليل منهج الراشد لادارة المشاريع -(تطوير المشاريع لدى مكتب الراشد وتنفيذها بشكل متكامل لمتابعة المشاريع بدءاً من إعداد الخطة للمشروع إلى إعداد العروض واحتساب ساعات وتكاليف تنفيذ المشاريع ومتابعة تقدم العمل حتى إنهاء المشروع .
• الثالث : الذي يشمل تعليمات وشرح لإدخال المعلومات والبيانات واستخراج التقارير.
• الرابع : الذي وثق بموجبه تطوير البرنامج حاسوبيا .

3/8 التعامــيم

(1) صدر العديد من التعاميم تعالج جوانب هامة من أعمال المكتب ، منها ما هو عام يتعلق بجميع نشاطات المكتب ، ومنها ما هو خاص بنشاط معين. توجد في المكتبة تحت المواضيع والارقام التالية :

• - تعاميم الشئون الادارية
• - تعاميم قسم المراجعة / عربي
• - تعليمات قسم المراجعة / عربي
• - تعاميم قسم المراجعة / انجليزي
• - تعاميم المكتب

4- توثيق الموضوعات والاقتراحات

سبق الإشارة إلى أهمية الموضوعات التي تطرحونها وجدوى مقترحاتكم لتحقيق أهداف الجميع ولذلك تم استخدام نموذج " الموضوعات والاقتراحات" في دليل التعريف بزميل جديد في تسجيل الموضوعات والاقتراحات بشأن كل ما تطلع عليه ، فنأمل إتباع مايلي عند الإطلاع :

• 4/1 يكون نموذج الموضوعات والاقتراحات تحت يدك عند البدء بالإطلاع ، وعليك التأكد من الإلمام بأسلوب استخدامه ، وسؤال الزميل المكلف بمساعدتكم عن أي أمر يعينكم .
• 4/2 تسجيل الموضوع أو الاقتراح أو الاستفسار حسب حقول النموذج .
• 4/3 يسلّم النموذج عند الانتهاء من الإطلاع على كل دليل أو إرشادات أولا بأول ، أو حال الانتهاء منها جميعاً ، حسب اختياركم ، للزميل المكلف بمساعدتكم .
• 4/4 يقوم الزميل المكلف بالمساعدة بالنظر فيها ومناقشتها معكم ، إذا دعت الحاجة ، ويتم تسجيل رأيه في الحقل المخصص (للمدير / المشرف) ويسلّمها مرفقة بنموذج "التكليف بمساعدة زميل جديد" للمسئول عن النشاط.
• 4/5 يقوم المسئول عن النشاط بالإطلاع عليها والتعليق بما يراه ثم يسلم نموذج الموضوعات والاقتراحات للمكتبة ، لحفظها في ملف تطوير الدليل لديها للاستفادة منها عند حلول تاريخ تحديثه .

وختاماً يسعدنا انضمامكم للمكتب ، ونأمل أن تكون الخطوة الأولى يتبعها خطوات في طريق تحقيق أهداف الجميع .

والسلام عليكم ورحمة الله وبركاته ،،،